發(fā)文機關司法部
發(fā)文日期2002年01月23日
時效性現(xiàn)行有效
施行日期2002年01月23日
效力級別部門規(guī)范性文件
各司局、各直屬單位：
機要文件順暢、安全的運轉(zhuǎn)，是提高機關工作效率，確保機關工作正常開展的重要保證，必須嚴格規(guī)范，加強管理。當前，在機關文件運轉(zhuǎn)中還存在一些問題，主要是少數(shù)單位經(jīng)管文件人員責任心不強，不能及時取文、辦文、退文；有的單位取文人員不固定，甚至讓臨時借調(diào)人員取文；還有的直屬單位取文不按時，不遵守有關規(guī)定，影響了辦文效率，使文電保密安全留下隱患。為轉(zhuǎn)變上述情況，進一步加速文件運轉(zhuǎn)，加強機要文件管理，經(jīng)部領導同意，現(xiàn)提出以下幾點意見：
一、 各司局各單位要確定專人負責機要文件管理、運轉(zhuǎn)工作。各司局、各單位要固定一名文件經(jīng)管人員，該人員必須是中共黨員或共青團員，且在職公務員，或經(jīng)政治部批準返聘的人員。各單位確定文件經(jīng)管人員后要向辦公廳（機要檔案督辦處）備案；臨時替代人員也必須是公務員或政治部批準的返聘人員，并要向機要檔案督辦處履行備案手續(xù)。
二、 實行辦件和閱件制度。為了提高文件的運轉(zhuǎn)速度，今后，辦公廳將對時效性強的文件，分別標為辦件和閱件兩類，蓋有辦件章的文件，有關司局、單位和人員應根據(jù)來文單位所設時限盡快辦理；蓋有閱件章的文件，要及時傳閱，應退回的文件要及時退回，不得橫向傳遞，從機要檔案督辦處取走的需要退還的文件要及時退還。每位部領導處、各司局、各直屬單位都實行收文、退文蓋章制度，每一個交接環(huán)節(jié)都要有時間記錄。有時間限制的緊急文件，不能投放機要文件交換柜內(nèi)。如有給部領導的閱件、辦件，且部領導在京外出差，請各有關司局、單位、人員將需辦需傳件送總值班室電傳部領導。如有部領導指示快辦、快閱件，批給司局或直屬單位的，由辦公廳機要檔案督辦處復印后發(fā)給相關單位。
三、 實行每日取文簽到制度。部領導秘書和部機關各司局經(jīng)管文件人員，應每天按時取件，部直屬單位一般每周不少于一次。機要檔案督辦處將建立各單位取文簽到表，部領導秘書、各司局、各單位經(jīng)管文件人員每天取文時要進行登記。對不按時取文的，辦公廳機要檔案督辦處口頭予以提醒，三天以上仍不能按時取文的由辦公廳 通告司局、單位領導，因不按時取文造成壓誤事故的，辦公廳要以適當形式進行通報。每日取文時間固定為下午1：30至3：30。因特殊情況不能按時取文，應預先告知辦公廳機要檔案督辦處。
